Wzór umowy zarządzania najmem: Na co zwrócić uwagę przy podpisywaniu?

Ostatnia aktualizacja: 6.09.2024

Zarządzanie najmem to coraz popularniejsza usługa wśród właścicieli nieruchomości, którzy chcą czerpać zyski z wynajmu, ale nie mają czasu lub umiejętności, aby samodzielnie zajmować się wszystkimi aspektami tego procesu. Kluczowym elementem współpracy między właścicielem a firmą zarządzającą jest umowa zarządzania najmem. W tym artykule przyjrzymy się najważniejszym aspektom takiej umowy i podpowiemy, na co zwrócić szczególną uwagę przy jej podpisywaniu.

Czym jest umowa zarządzania najmem?

Umowa zarządzania najmem to dokument regulujący współpracę między właścicielem nieruchomości a firmą lub osobą, która będzie zarządzać wynajmem danej nieruchomości. Określa ona zakres obowiązków zarządcy, warunki finansowe współpracy oraz inne istotne kwestie związane z procesem wynajmu.

Kluczowe elementy umowy zarządzania najmem

1. Dane stron umowy

Pierwszym i podstawowym elementem umowy są dane stron ją zawierających. Powinny one zawierać:

• Pełne dane właściciela nieruchomości (imię, nazwisko, adres, PESEL)
• Dane firmy zarządzającej (nazwa, adres siedziby, NIP, REGON, dane osoby reprezentującej)
• Informacje o nieruchomości będącej przedmiotem zarządzania (adres, numer księgi wieczystej)

2. Zakres obowiązków zarządcy

Ta część umowy powinna szczegółowo określać, jakie zadania będzie wykonywać firma zarządzająca. Typowe obowiązki mogą obejmować:

• Poszukiwanie i weryfikację potencjalnych najemców
• Przygotowanie i podpisywanie umów najmu
• Przekazywanie i odbieranie nieruchomości od najemców
• Pobieranie czynszu i innych opłat
• Rozliczanie mediów
• Obsługę bieżących napraw i konserwacji
• Reprezentowanie właściciela przed wspólnotą mieszkaniową
• Prowadzenie dokumentacji związanej z najmem

3. Wynagrodzenie zarządcy

Kwestie finansowe są kluczowe dla obu stron umowy. W tej sekcji należy jasno określić:

• Wysokość wynagrodzenia zarządcy (najczęściej jako procent od miesięcznego czynszu)
• Sposób i terminy wypłaty wynagrodzenia
• Ewentualne dodatkowe opłaty (np. za znalezienie nowego najemcy)
• Zasady rozliczania kosztów napraw i remontów

4. Okres obowiązywania umowy

Umowa powinna precyzyjnie określać:

• Datę rozpoczęcia współpracy
• Czas trwania umowy (określony lub nieokreślony)
• Warunki i terminy wypowiedzenia umowy przez obie strony

5. Odpowiedzialność zarządcy

Ta sekcja powinna jasno definiować zakres odpowiedzialności firmy zarządzającej, w tym:

• Odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez najemców
• Gwarancje dotyczące ciągłości najmu
• Zasady postępowania w przypadku zaległości w płatnościach najemców

6. Raportowanie i komunikacja

Ważne jest, aby umowa określała:

• Częstotliwość i formę raportów dla właściciela
• Sposób komunikacji między stronami
• Zasady podejmowania decyzji dotyczących nieruchomości (np. w kwestii remontów)

7. Poufność i ochrona danych osobowych

W dobie RODO, kwestie związane z ochroną danych osobowych są niezwykle istotne. Umowa powinna zawierać zapisy dotyczące:

• Zasad przetwarzania danych osobowych najemców
• Zobowiązania do zachowania poufności
• Sposobu przechowywania i zabezpieczenia dokumentacji

8. Postanowienia końcowe

Ta część umowy powinna zawierać standardowe klauzule, takie jak:

• Sposób rozwiązywania sporów
• Zasady wprowadzania zmian do umowy
• Informacje o liczbie egzemplarzy umowy

Na co zwrócić szczególną uwagę przy podpisywaniu umowy?

1. Precyzyjny zakres obowiązków

Upewnij się, że umowa dokładnie określa, jakie zadania będzie wykonywać zarządca. Im bardziej szczegółowy opis, tym mniejsze ryzyko nieporozumień w przyszłości. Zwróć uwagę, czy zakres obowiązków obejmuje wszystkie aspekty, które są dla Ciebie istotne.

2. Warunki finansowe

Dokładnie przeanalizuj wszystkie kwestie związane z wynagrodzeniem zarządcy. Sprawdź, czy stawki są konkurencyjne w porównaniu do innych ofert na rynku. Zwróć uwagę na ewentualne ukryte opłaty lub dodatkowe koszty.

3. Gwarancje i zabezpieczenia

Niektóre firmy zarządzające oferują gwarancje, np. dotyczące ciągłości najmu lub terminowości płatności. Sprawdź, jakie zabezpieczenia oferuje Twój potencjalny partner i czy są one odpowiednio opisane w umowie.

4. Elastyczność umowy

Zwróć uwagę na zapisy dotyczące możliwości wprowadzania zmian do umowy oraz warunki jej wypowiedzenia. Upewnij się, że masz możliwość zakończenia współpracy, jeśli nie będziesz zadowolony z usług zarządcy.

5. Odpowiedzialność za szkody

Sprawdź, jak umowa reguluje kwestie odpowiedzialności za ewentualne szkody w nieruchomości. Czy zarządca bierze na siebie część ryzyka, czy całość spoczywa na właścicielu?

6. Transparentność działań

Upewnij się, że umowa gwarantuje Ci dostęp do pełnej informacji o stanie nieruchomości, najemcach i finansach. Regularne raporty i możliwość wglądu w dokumentację powinny być standardem.

7. Zgodność z prawem

Jeśli masz wątpliwości co do niektórych zapisów umowy, warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie nieruchomości. Może to pomóc uniknąć potencjalnych problemów w przyszłości.

Przykładowe zapisy w umowie zarządzania najmem

Aby lepiej zrozumieć, jak mogą wyglądać konkretne zapisy w umowie zarządzania najmem, przyjrzyjmy się kilku przykładom:

Zakres obowiązków zarządcy:

§2
1. Zarządca zobowiązuje się do wykonywania następujących czynności:
   a) Aktywnego poszukiwania najemców dla Nieruchomości, w tym publikowania ogłoszeń na portalach internetowych i w innych mediach;
   b) Przeprowadzania wstępnej weryfikacji potencjalnych najemców, w tym sprawdzenia ich zdolności finansowej;
   c) Przygotowywania i podpisywania umów najmu w imieniu Właściciela;
   d) Przekazywania i odbierania Nieruchomości od najemców, w tym sporządzania protokołów zdawczo-odbiorczych;
   e) Pobierania czynszu i innych opłat związanych z najmem oraz przekazywania ich na konto Właściciela;
   f) Rozliczania mediów zgodnie z zawartymi umowami najmu;
   g) Organizowania i nadzorowania bieżących napraw i konserwacji Nieruchomości;
   h) Reprezentowania Właściciela przed wspólnotą mieszkaniową w sprawach związanych z Nieruchomością;
   i) Prowadzenia pełnej dokumentacji związanej z najmem Nieruchomości.

2. Zarządca zobowiązuje się do wykonywania powyższych czynności z należytą starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz najlepszymi praktykami rynkowymi.

Wynagrodzenie zarządcy:

§3
1. Z tytułu wykonywania czynności określonych w §2 niniejszej Umowy, Zarządcy przysługuje miesięczne wynagrodzenie w wysokości 10% (słownie: dziesięć procent) wartości brutto czynszu najmu uzyskanego z tytułu wynajmu Nieruchomości.

2. Wynagrodzenie będzie płatne do 10 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, na podstawie faktury VAT wystawionej przez Zarządcę.

3. Niezależnie od wynagrodzenia określonego w ust. 1, Zarządcy przysługuje jednorazowa opłata w wysokości jednomiesięcznego czynszu najmu brutto za znalezienie nowego najemcy i podpisanie umowy najmu.

4. Koszty napraw i remontów Nieruchomości do kwoty 500 zł (słownie: pięćset złotych) miesięcznie Zarządca pokrywa w ramach swojego wynagrodzenia. Koszty przekraczające tę kwotę wymagają uprzedniej zgody Właściciela i będą rozliczane na podstawie przedstawionych faktur lub rachunków.

Okres obowiązywania umowy:

§4
1. Niniejsza Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony, z mocą obowiązującą od dnia jej podpisania.

2. Każda ze Stron ma prawo wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

3. W przypadku rażącego naruszenia postanowień Umowy przez jedną ze Stron, druga Strona ma prawo rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym.

Odpowiedzialność zarządcy:

§5
1. Zarządca ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone Właścicielowi wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków wynikających z niniejszej Umowy, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które Zarządca nie ponosi odpowiedzialności.

2. Zarządca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez najemców, chyba że można mu przypisać winę w wyborze najemcy lub nienależytym nadzorze nad wykonywaniem umowy najmu.

3. W przypadku zaległości w płatnościach najemców przekraczających 30 dni, Zarządca zobowiązuje się do podjęcia odpowiednich kroków prawnych, w tym wysłania wezwania do zapłaty i, w razie konieczności, wszczęcia procedury eksmisyjnej.

Raportowanie i komunikacja:

§6
1. Zarządca zobowiązuje się do przekazywania Właścicielowi miesięcznych raportów zawierających informacje o:
   a) Wysokości pobranego czynszu i innych opłat;
   b) Przeprowadzonych naprawach i konserwacjach;
   c) Ewentualnych problemach z najemcami;
   d) Innych istotnych kwestiach związanych z zarządzaniem Nieruchomością.

2. Raporty będą przesyłane drogą elektroniczną na adres e-mail Właściciela do 5 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

3. Strony ustalają, że podstawową formą komunikacji będzie poczta elektroniczna. W sprawach pilnych dopuszcza się kontakt telefoniczny.

4. Decyzje dotyczące remontów lub napraw przekraczających kwotę określoną w §3 ust. 4 wymagają uprzedniej pisemnej zgody Właściciela.

Podsumowanie

Umowa zarządzania najmem to kluczowy dokument regulujący współpracę między właścicielem nieruchomości a firmą zarządzającą. Precyzyjne określenie wszystkich aspektów tej współpracy pozwala uniknąć nieporozumień i potencjalnych konfliktów w przyszłości.

Pamiętaj, że każda nieruchomość jest inna i może wymagać indywidualnego podejścia. Dlatego warto dostosować wzór umowy do swoich konkretnych potrzeb i oczekiwań. Jeśli nie czujesz się pewnie w kwestiach prawnych, zawsze możesz skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie nieruchomości.

Właściwie skonstruowana umowa zarządzania najmem pozwoli Ci cieszyć się zyskami z wynajmu nieruchomości, jednocześnie minimalizując stres i czas poświęcony na zarządzanie. Niezależnie od tego, czy posiadasz mieszkanie w Warszawie, Krakowie czy innym dużym mieście, profesjonalne zarządzanie najmem może znacząco ułatwić Ci życie i zwiększyć rentowność Twojej inwestycji.

Pamiętaj, że rynek najmu w Polsce dynamicznie się rozwija, szczególnie w dużych miastach jak Wrocław, Poznań czy Gdańsk. Dlatego warto być na bieżąco z aktualnymi trendami i regulacjami prawnymi dotyczącymi najmu i zarządzania nieruchomościami.

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomoże Ci lepiej zrozumieć, na co zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy zarządzania najmem i pozwoli Ci podjąć świadomą decyzję dotyczącą współpracy z firmą zarządzającą.